Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die PROPORIO SRL („Proporio“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, nutzt, weitergibt und schützt, wenn Sie propor.io besuchen oder die Proporio-Plattform (den „Dienst“) nutzen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem geltenden nationalen Recht.
1. Wer ist der Verantwortliche
Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten ist:
PROPORIO SRL, Avenue Blücher 168, 1180 Uccle, Belgien, eingetragen im Register der juristischen Personen Brüssel (RPM Brüssel), Unternehmensnummer 1025.166.868, USt-IdNr. BE 1025.166.868.
Kontakt: info@proporio.com. Datenschutzbeauftragter: Lionel Wajs (info@proporio.com).
2. Welche Daten wir erheben
- Kontodaten — Name, E-Mail, Telefon, Passwort (gehasht), Arbeitsbereich und Rolle.
- Immobilien- und Verwaltungsdaten — Angaben, die Sie zu Immobilien, Mietverträgen, Mietern, Verträgen, Finanzen, Reparaturen, Zählern und Dokumenten eingeben.
- Kommunikation — E-Mails und Nachrichten, die über die Plattform verarbeitet werden, auch durch das KI-Cockpit, sowie Supportanfragen.
- Nutzungs- und technische Daten — IP-Adresse, Geräte- bzw. Browsertyp, aufgerufene Seiten und ähnliche Protokolldaten.
- Abrechnungsdaten — abgewickelt durch unseren Zahlungsdienstleister; vollständige Kartennummern speichern wir nicht.
Wenn Sie Daten über Dritte eingeben (z. B. Mieter, Eigentümer, Dienstleister), sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie dafür eine Rechtsgrundlage haben und die Betroffenen soweit erforderlich informieren.
3. Warum wir sie nutzen und auf welchen Rechtsgrundlagen
- Zur Bereitstellung des Dienstes (Vertrag — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Zum Betrieb der KI-Funktionen wie E-Mail-Triage und vorgeschlagene Aktionen, stets mit menschlicher Prüfung (Vertrag / berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).
- Zur Absicherung und Verbesserung des Dienstes (berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. f).
- Zum Versand von Service- und, mit Einwilligung, Marketingmitteilungen (Einwilligung / berechtigtes Interesse — Art. 6 Abs. 1 lit. a und f).
- Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
4. An wen wir sie weitergeben
Wir geben personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang weiter an:
- Hosting und Infrastruktur: Google Cloud Platform / Firebase (EU-Region) und Google-API-Dienste.
- KI-Verarbeitung im Cockpit: OpenRouter, OpenAI, Anthropic und Google, unter Auftragsverarbeitungsbedingungen.
- E-Mail-Zustellung: Twilio SendGrid.
- Zahlungen: Stripe.
- Messaging: Meta Platforms / WhatsApp.
- Reichweitenmessung: Google Analytics, nur geladen, wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren.
- Produktanalyse: PostHog (EU-Cloud), nur geladen, wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren. In der Anwendung erhält es Ereignisse, die wir ausdrücklich definieren, gekennzeichnet durch eine interne Kontokennung — niemals Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Auf unserer Marketing-Website (propor.io) zeichnet es zusätzlich eine Wiedergabe des Besuchs auf — Seiten, Scrollen, Klicks — wobei alles, was Sie eingeben, maskiert wird, bevor es Ihren Browser verlässt. Siehe die Cookie-Richtlinie.
- Fehlerüberwachung: Sentry (EU-Region). Wir übermitteln technische Absturzberichte — Fehlermeldung, Stacktrace, Browser und Seitenpfad — die ausschließlich durch eine interne Kontokennung gekennzeichnet sind. Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse werden nicht beigefügt.
- Andere Nutzer Ihres Arbeitsbereichs, entsprechend dem Zugriff, den Sie ihnen gewähren.
- Dritte, mit denen Sie sich zu teilen entscheiden — stets mit Ihrer Einwilligung — etwa Immobilienportale, Mieter, Syndici oder andere von Ihnen ausgewählte Personen.
- Behörden oder andere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Diese Anbieter handeln als unsere Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.
5. Internationale Übermittlungen
Wir hosten und verarbeiten personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union / des EWR. Einige unserer Auftragsverarbeiter (z. B. Stripe, SendGrid, Meta, Google) gehören zu internationalen Konzernen und können in begrenzten Fällen Daten außerhalb des EWR verarbeiten; in diesen Fällen stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln und/oder das EU-US Data Privacy Framework. Einzelheiten auf Anfrage.
6. Wie lange wir sie speichern
Wir speichern personenbezogene Daten, solange Ihr Konto aktiv ist und soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, anschließend für die Zeiträume, die zur Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer und steuerlicher Pflichten erforderlich sind; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
7. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten, das Recht, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen, und das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an info@proporio.com. Sie können die Löschung auch über unsere Seite Ihre Daten löschen beantragen. Ihnen steht zudem das Recht zu, bei Ihrer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen — in Belgien bei der Datenschutzbehörde (APD/GBA).
8. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein — Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung und Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte —, um personenbezogene Daten zu schützen. Kein System ist vollkommen sicher, doch wir arbeiten daran, Ihre Informationen zu schützen und Sie sowie die Behörden bei Verletzungen zu benachrichtigen, soweit dies erforderlich ist.
9. Cookies
Diese Website verwendet standardmäßig nur essenzielle Cookies: Vor Ihrer Zustimmung wird kein Analyse- oder Werbeskript heruntergeladen. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie; über den Link Cookie-Einstellungen in der Fußzeile können Sie Ihre Entscheidung jederzeit ändern.
10. Änderungen und Kontakt
Wir können diese Erklärung aktualisieren und werden das oben genannte Datum der letzten Aktualisierung anpassen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@proporio.com.