Dit privacybeleid legt uit hoe PROPORIO SRL ("Proporio", "wij", "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u propor.io bezoekt of het Proporio-platform (de "Dienst") gebruikt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het toepasselijke nationale recht.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
De verantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
PROPORIO SRL, Blücherlaan 168, 1180 Ukkel, België, ingeschreven in het Rechtspersonenregister Brussel (RPR Brussel), ondernemingsnummer 1025.166.868, btw BE 1025.166.868.
Contact: info@proporio.com. Functionaris voor gegevensbescherming: Lionel Wajs (info@proporio.com).
2. Welke gegevens wij verzamelen
- Accountgegevens — naam, e-mail, telefoon, wachtwoord (gehasht), werkruimte en rol.
- Pand- en beheergegevens — informatie die u invoert over panden, huurovereenkomsten, huurders, contracten, financiën, herstellingen, meters en documenten.
- Communicatie — e-mails en berichten die via het platform worden verwerkt, ook door de AI Cockpit, en supportverzoeken.
- Gebruiks- en technische gegevens — IP-adres, apparaat- of browsertype, bekeken pagina's en vergelijkbare loggegevens.
- Facturatiegegevens — afgehandeld door onze betaalprovider; wij bewaren geen volledige kaartnummers.
Wanneer u gegevens over derden invoert (bijvoorbeeld huurders, eigenaars, dienstverleners), bent u er verantwoordelijk voor dat u daarvoor een rechtsgrond hebt en dat u hen waar nodig informeert.
3. Waarom wij ze gebruiken en op welke rechtsgronden
- Om de Dienst te leveren (overeenkomst — art. 6, lid 1, onder b, AVG).
- Om AI-functies te laten werken, zoals e-mailtriage en voorgestelde acties, steeds met menselijke controle (overeenkomst / gerechtvaardigd belang — art. 6, lid 1, onder b en f).
- Om de Dienst te beveiligen en te verbeteren (gerechtvaardigd belang — art. 6, lid 1, onder f).
- Om dienstgerelateerde en, met toestemming, marketingcommunicatie te versturen (toestemming / gerechtvaardigd belang — art. 6, lid 1, onder a en f).
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c).
4. Met wie wij ze delen
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig met:
- Hosting en infrastructuur: Google Cloud Platform / Firebase (EU-regio) en Google API-diensten.
- AI-verwerking gebruikt door de Cockpit: OpenRouter, OpenAI, Anthropic en Google, onder verwerkersvoorwaarden.
- E-mailbezorging: Twilio SendGrid.
- Betalingen: Stripe.
- Berichtgeving: Meta Platforms / WhatsApp.
- Publieksmeting: Google Analytics, alleen geladen als u analysecookies aanvaardt.
- Productanalyse: PostHog (EU-cloud), alleen geladen als u analysecookies aanvaardt. In de applicatie ontvangt het gebeurtenissen die wij uitdrukkelijk definiëren, geïdentificeerd door een interne accountidentificatie — nooit uw naam of e-mail. Op onze marketingsite (propor.io) registreert het daarnaast een weergave van het bezoek — pagina's, scrollen, kliks — waarbij alles wat u typt wordt gemaskeerd voordat het uw browser verlaat. Zie het cookiebeleid.
- Foutbewaking: Sentry (EU-regio). Wij versturen technische crashrapporten — foutmelding, stack trace, browser en paginapad — uitsluitend geïdentificeerd door een interne accountidentificatie. Er wordt geen naam, e-mailadres of IP-adres aan toegevoegd.
- Andere gebruikers van uw werkruimte, volgens de toegang die u hun verleent.
- Derden met wie u ervoor kiest te delen — steeds met uw toestemming — zoals vastgoedplatformen, huurders, syndici of andere personen die u selecteert.
- Autoriteiten of anderen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Deze dienstverleners treden op als onze verwerkers in de zin van art. 28 AVG. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
5. Internationale doorgiften
Wij hosten en verwerken persoonsgegevens binnen de Europese Unie / de EER. Sommige van onze verwerkers (bijvoorbeeld Stripe, SendGrid, Meta, Google) maken deel uit van internationale groepen en kunnen in beperkte gevallen gegevens buiten de EER verwerken; waar dat gebeurt, steunen wij op passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de EU en/of het EU–VS Data Privacy Framework. Details zijn op verzoek beschikbaar.
6. Hoe lang wij ze bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens zolang uw account actief is en zolang dat nodig is om de Dienst te leveren, daarna gedurende de termijnen die vereist zijn om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, waarna zij worden verwijderd of geanonimiseerd.
7. Uw rechten
Onder voorwaarden hebt u het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen en het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via info@proporio.com. U kunt verwijdering ook aanvragen via onze pagina Uw gegevens verwijderen. U hebt eveneens het recht een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit — in België de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
8. Beveiliging
Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen — versleuteling tijdens overdracht, toegangscontroles, auditlogging en toegang volgens het principe van minimale rechten — om persoonsgegevens te beschermen. Geen enkel systeem is volmaakt veilig, maar wij werken eraan uw informatie te beschermen en u en de autoriteiten waar vereist op de hoogte te brengen van inbreuken.
9. Cookies
Deze website gebruikt standaard alleen essentiële cookies: er wordt geen analyse- of advertentiescript gedownload voordat u aanvaardt. Zie ons cookiebeleid voor details, en de link Cookie-instellingen in de voettekst om uw keuze op elk moment te wijzigen.
10. Wijzigingen en contact
Wij kunnen dit beleid bijwerken en zullen de datum van laatste bijwerking hierboven aanpassen. Voor elke vraag over privacy kunt u contact opnemen via info@proporio.com.